Le cahier des charges

Définition
Un bureau distant est un environnement de travail pour les personnes itinérantes qui permet à l'utilisateur de continuer à travailler et partager ces données entre le poste où il se connecte sur Internet et les données de l'entreprise. L'application devra comprendre plusieurs fonctionnalités qui sont décrites ci-dessous pour répondre au nom de bureau distant.

Une gestion des droits:

L'accès à l'application doit être réglementé selon une politique de droit d'accès. Les droits sont : Lecture, Ecriture et Modification.

Un carnet d'adresse :

Les contacts de l'utilisateur seront classés selon deux types, privé et public. Les contacts public sont commun au répertoire de l'entreprise et donc, accessible à l'ensemble des utilisateurs. Les contacts privés sont visible seulement par son propriétaire.
Les informations contenus dans les champs son :
Nom :
Prénom:
Adresse:
Code Postal :
Ville :
Numéro de ligne directe :
Numéro de mobile :
E-mail :

Un champ complémentaire doit permet à l'utilisateur de mettre une photo (ou une image) qui représente son contact.
Une note pourra être affectée pour décrire la personne, pour y indiquer par exemple, si c'est un bon client ou un client douteux.

Par défaut, chaque utilisateur peut créer son propre carnet d'adresse.

Un webmail :

En utilisant un FetchMail, (un centraliseur d'email) l'utilisateur pourra à l'aide d'une seule adresse e-mail réceptionner le courrier de tous ces autres comptes. Il pourra envoyer ces e-mails depuis le bureau distant avec la possibilité d'y ajouter des pièces jointes. Le contenu de l'e-mail pourra être mis en valeur, la police de caractère, la taille et la couleur pourront être ainsi changé.
Le carnet d'adresse utilisé par ce module pour récupérer les adresses les e-mails est celui du bureau distant.

Une gestion des rendez-vous :

Les utilisateurs pourront gérer leur planning mais également consulter et remplir les agendas de leurs collaborateurs selon une politique de gestion des droits (Lecture/Ecriture/Modification).

Les rendez-vous doivent comporter un sujet, une date de début et une date de fin et pourront être accompagnés d'une note complémentaire pour y décrire par exemple, le lieu d'une rencontre. Les rendez-vous sont classés dans des catégories et par couleur.

La création des rendez-vous s'exécute par une sélection d'une plage horaire. Quand le bouton de la souris est relâché, une boite de dialogue s'ouvre et propose de remplir le sujet du rendez-vous. Un bouton « plus d'option » permet de choisir la catégorie du rendez-vous et un champ « note complémentaire » permet d'ajouter une note mise en forme (la police, la taille, la couleur).

Le changement d'agenda (passage d'un agenda à un autre) est effectué par la sélection dans une liste déroulante. Une vue globale permettra à l'utilisateur de voir tous les rendez-vous de tous les agendas sur un seul calendrier.

Un lieu de stockage distant :

Les utilisateurs pourront partager les fichiers entre collaborateur de l'entreprise mais également stocker des données personnelles selon la même politique de droit d'accès que les agendas.
Le dépôt de fichiers pourra être exécuté d'un simple « glisser déplacer ».
L'arborescence des répertoires doit être affiché de la même façon que Windows avec un arbre composé de « + » et « - » pour cacher et afficher la liste des répertoires.
Les fichiers sont représentés par des icones et les images par des miniatures.

Pour télécharger un fichier, l'utilisateur doit double-cliquer sur l'icône. Une boite de dialogue apparaît et lui demande la confirmation du téléchargement.
Pour télécharger plusieurs fichiers, l'utilisateur doit sélectionner à l'aide de la souris la liste des fichiers (et répertoire) qu'il veut récupérer. Ensuite, il doit appuyer sur « entrée » (ou faire un clique droit, « télécharger les fichiers »). Une boîte de dialogue identique à celle du chargement d'un fichier apparaît.

Les tâches :

Les tâches sont définis comme des ordres à exécuter mais qui, contrairement aux agendas ne disposent pas de repère temporelle pour connaître sont point d'exécution. En plus d'un sujet, on doit pouvoir les classer dans des catégories via une liste déroulante et une zone de texte pour pouvoir ajouter une note complémentaire.

Un bloc-notes :

Le bloc notes est un outil mis à disposition de l'utilisateur pour qu'il puisse rapidement prendre des notes et les stocker sur le bureau distant. L'éditeur doit permettre la mise en forme du texte, changer la couleur mais également la police de caractère utilisée. Un bouton « Imprimer » permet de lancer l'impression depuis l'application. Les textes écrits dans le bloc-notes sont stockés dans la base de données.

L'espace administration :

Cette application permettra au responsable de l'entreprise de créer des utilisateurs et de définir les droits d'accès pour réglementer le pouvoir de chacun, cela en fonction du nombre d'utilisateur autorisé par son abonnement. Il pourra également réglementer l'accès au courrier de l'entreprise en lecture et gérer l’envoi des e-mails.
Une gestion des catégories et du carnet d'adresses permettra l'ajout et la suppression de contacts. Un système de maintenance permettra d'archiver les rendez-vous pour alléger la base de données des événements passés.

Menu de navigation de l'application cliente :

Le menu principal de l’application doit être affiché en haut de l’écran pour bénéficier d’une grande visibilité. Chaque bouton possède une icône représentative de sa fonctionnalité. Lorsque l’utilisateur passe la souris au dessus d’un bouton, un texte présentant la fonctionnalité est affiché.

Les menus des modules
Un module est une fonctionnalité à l’intérieur de l’application. Ces modules possèdent des actions propres. Par exemple, le module bloc-notes possède des boutons de type « ajouter une note », « éditer une note » ainsi que « supprimer une note ».
Le menu est disposé à gauche de l’écran sur toute la hauteur de la page dans un panneau.

La Super Administration :
Cette application est destinée à la gestion des clients du bureau distant. Celle-ci permettra d'ajouter éditer et supprimer les groupe d'utilisateurs (1 entreprise = 1 groupe) ainsi que le quota de compte maximum à créer.
L'administrateur pourra également configurer le FetchMail décrit plus haut depuis cette interface.
Une autre particularité de cette application sera de gérer les problèmes rencontrés par les clients et de pouvoir les corriger en quelques clics.